Guia Definitivo: Como Adaptar sua Empresa à Reforma Tributária com o ERP MaxData
A Reforma Tributária não é apenas uma mudança de nomes de impostos; é uma reconstrução completa da lógica fiscal brasileira. Para as empresas que utilizam o ecossistema MaxData, a transição para o novo modelo de IVA Dual (IBS e CBS) exige atenção a detalhes que vão muito além do preenchimento de uma nota fiscal.
Neste guia completo, vamos mergulhar nas profundezas das alterações sistêmicas, detalhar os novos campos no MaxManager e fornecer um passo a passo para que sua equipe esteja pronta para o período de testes e para a entrada em vigor definitiva das novas regras.
Os tributos antigos ainda permanecem na nota fiscal, por exemplo, o PIS e COFINS ainda serão informados em 2026, mais o CBS.
1. O Cenário da Reforma: O que muda na prática?
A essência da reforma está na substituição de tributos complexos e fragmentados por um modelo de Imposto sobre Valor Agregado (IVA) Dual, devidamente regulamentado pela Lei Complementar nº 214/2025:
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): Substitui o PIS e a COFINS (âmbito federal).
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): Substitui o ICMS e o ISS (âmbito estadual e municipal).
- IS (Imposto Seletivo): O chamado “imposto do pecado”, incidente sobre produtos prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente.
O Princípio do Destino e a Não-Cumulatividade Plena
Diferente do modelo atual, onde parte da tributação ocorre na “origem”, o novo sistema foca no destino (onde o bem ou serviço é consumido). Além disso, a não-cumulatividade plena permitirá que as empresas recuperem créditos de forma muito mais ampla, o que exige um controle rigoroso das entradas e saídas dentro do ERP.
2. Passo a Passo Técnico no Sistema MaxData
Para garantir a conformidade, o MaxManager introduziu novos campos e parâmetros. Abaixo, detalhamos como configurar cada um deles.
Passo 1: Ativação dos Parâmetros e Configuração de NF-e
Para que o sistema comece a processar os novos impostos e a carregar as informações necessárias nos arquivos XML, é preciso inicialmente seguir:
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Habilitação de Tags no XML (Configuração de NF-e):
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Acesse a tela 427 – Configuração da Nota Fiscal Eletrônica.
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Navegue até a aba Adicionais 2.
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Localize a seção Tags em implantação:
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Marque a opção: Gerar grupo de tags referentes Reforma Tributária.
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Clique no botão Gravar (F9) para confirmar as alterações.
Passo 2: Cadastro de Tipo de Operação IBS/CBS/IS
A alíquota da CBS e IBS deve ser parametrizada por CNPJ mesmo que seja matriz ou filial.
Acesse a tela 77 – Cadastro de Tipo de Operação IBS/CBS/IS, nessa tela que são criadas as operações. Confirme os registros na tela os Status Ativos no sistema. Exemplo:
1 – COMPRA
2 – VENDA
3 – TRANSFERÊNCIA
4 – OUTRA
Clique no botão Fechar (ESC) para confirmar.
Passo 3: Vincular a operação ao CFOP
Vincular a operação no CFOP. Por exemplo, a operação de VENDAS, deve ser vinculada em todas CFOP (5102,6102…):
- Vá em Cadastro > Operações CFOP tela 09
- Clique no botão Pesquisar (F3)
- Selecionar Tipo Operação CFOP
- Coloque o código do CFOP e clique no botão Pesquisar (F3)
- Clicar duas vezes no registro pesquisado
- Ao abrir a nova tela selecione o tipo de Operação IBS/CBS/IS: VENDA
- Para finalizar clique no botão Alterar (F9)
Passo 4: Cadastro de Cenário Fiscal – Pesquisa
Nessa tela que cria o cenário fiscal.
Acesse a tela 76 – Cadastro de Cenário Fiscal:
- Para criar um novo cenário, clique em novo (F9);
- E para alterar ou pesquisar, clique em Pesquisar (F3).
Confirme os registros na tela os Status Ativos no sistema:
-
PADRÃO
De dois clique na descrição PADRÃO ao abrir uma nova tela Cenário Fiscal. -
Confira
Clique no botão Fechar (ESC) para confirmar.
Passo 5: Vincular o Cenário ao Produto
Acesse a tela 30.
- Vá em Cadastro > Estoque > Produtos tela 30
3. Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-es)
A Lei Complementar nº 214/2025 introduziu mudanças significativas na emissão de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). O objetivo é instruir o contribuinte no cumprimento das novas diretrizes e adequar as obrigações acessórias à substituição dos antigos tributos pelo IBS, CBS e IS.
Os documentos fiscais eletrônicos assumem um papel central, pois serão a principal forma de registrar e acompanhar todas as operações. Qualquer mudança nas regras fiscais impacta diretamente esses documentos. Em geral, a atualização tributária segue esta sequência:
- Ajuste SINIEF: Define mudanças gerais, prazos e regras fiscais.
- Regulamento específico: Detalha a aplicação prática das regras.
- Notas Técnicas (NTs): Instruem tecnicamente a implementação nos sistemas (layouts XML e regras de validação).
Embora as NTs geralmente surjam após o regulamento, a complexidade da Reforma fez com que muitas fossem publicadas antecipadamente para permitir testes em ambiente de homologação. É fundamental acompanhar as versões mais recentes para garantir a conformidade.
4. Estratégias de Transição: O que fazer agora?
Muitos gestores perguntam: “Devo mudar tudo hoje?”. A resposta é não, mas a preparação deve ser imediata.
O Período de Teste (2026)
Em 2026, teremos uma alíquota simbólica (1% total, sendo 0,9% CBS e 0,1% IBS). O objetivo é testar os sistemas. No MaxData, recomendamos:
- Realizar simulações de faturamento em ambiente de homologação.
- Revisar o cadastro de todos os NCMs ativos.
- Treinar o setor de compras para entender como os créditos de IBS/CBS das entradas serão aproveitados.
5. Checklist de Preparação para o Usuário MaxData
Para garantir que você não se perca no processo, siga este checklist:
- [ ] Atualização de Versão: Certifique-se de que seu MaxManager está na versão mais recente (2.4.150 ou superior).
- [ ] Saneamento de Cadastro: Revise os NCMs dos produtos. Dados errados no NCM resultarão em alíquotas de IBS erradas.
- [ ] Revisão de Naturezas de Operação (CFOP): Verifique se suas naturezas de venda estão configuradas para “Calcular Impostos da Reforma”.
- [ ] Treinamento Interno: Garanta que o faturamento entenda a diferença entre o destaque do ICMS (antigo) e o destaque do IBS/CBS (novo).
Conclusão
Para facilitar a operação, a Maxdata está implementando a criação do cenário padrão de venda (Tela 76), vinculando-o a todas as operações de venda (CFOP – Tela 9) e também à tela de cadastro de produtos (Tela 30).
A Reforma Tributária simplifica a quantidade de guias, mas exige precisão máxima nos dados. O sistema MaxData é o seu maior aliado nessa jornada, automatizando cálculos e garantindo que as tags do XML estejam corretas.
Para aprofundar seus estudos, o Governo Federal lançou uma Página Oficial da Reforma Tributária, contendo estudos, propostas e impactos sobre o sistema nacional.
Precisa de ajuda com a configuração? Entre em contato com nosso suporte técnico ou acesse nossa base de conhecimento exclusiva para clientes.
Seria útil se eu preparasse um resumo em PDF deste checklist para você distribuir para sua equipe de faturamento?
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